Digitalizácia je jasným trendom práce s dokumentmi vo firmách, ktoré chcú fungovať efektívne a zvyšovať svoju konkurencieschopnosť. Aj do tejto oblasti výrazne zasahujú cloudové technológie. Aj keď firmy stále viac komunikujú medzi sebou aj so štátnou správou elektronicky, stále je potrebné počítať so spracovaním papierových dokumentov.
Vyhľadávanie a archivovanie listinných dokumentov je pritom zdĺhavé a drahé. Preto sa papierové dokumenty digitalizujú, aby bolo možné so všetkými podkladmi pracovať v elektronickej podobe a nastaviť jednotné procesy pre ich odovzdávanie, spracovanie a archivovanie. Hlavným prínosom digitalizácie je ale predovšetkým úspora nákladov na archiváciu a skladovanie stohov papierových dokumentov.
Riešenie pre digitalizáciu možno pritom zaobstarať aj bez akýchkoľvek investičných nákladov – formou služby poskytovanej outsourcingovým dodávateľom. Digitalizovať možno aj existujúci papierový archív a jeho obsah sprístupniť zamestnancom na základe používateľských oprávnení. Do digitálneho archívu sa následne pridávajú všetky ďalšie dokumenty, ktoré dorazia do firmy v papierovej aj elektronickej podobe vrátane napríklad aj správ z Dátovej schránky.
Digitalizácia listinných dokumentov má dve hlavné formy. Tou základnou je prosté skenovanie listov, zmlúv, faktúr, dodacích listov a ďalších papierových dokumentov, ktoré do firmy prichádzajú. Digitalizovaný obraz dokumentu je následne podľa firemných procesov spracovaný a uložený do digitálneho archívu. Pre tento účel stačia firme bežné dokumentové skenery alebo multifunkčné tlačové zariadenia, je možné využiť aj skenovacie služby externého poskytovateľa.
Nevýhodou tejto metódy je, že nie je digitalizovaný samotný obsah dokumentov, takže napríklad nie je možné v ňom vyhľadávať. Digitalizované obrazy dokumentov sa preto opatrujú tzv. metadatami, teda zjednodušene povedané menovkami, charakterizujúcimi ich obsah. Pokročilá metóda digitalizácie zahŕňa aj vyťaženie ich textového obsahu, ktorý je plne digitalizovaný a vďaka tomu môže byť spracovávaný elektronickou cestou.
V plne digitálnom obsahu dokumentov možno nielen rýchlo vyhľadávať, ale tiež je možné ho automaticky odovzdávať do ďalších podnikových systémov, ako je účtovníctvo alebo ERP či manažérske systémy. Pokročilú digitalizáciu a vyťaženie obsahu dokumentov rieši špecializovaný softvér, ktorého nasadenie sa oplatí skôr veľkým firmám a organizáciám, ktoré potrebujú digitalizovať značné množstvo papierových dokumentov a pracovať s ich obsahom.
Pre archivovanie dokumentov v elektronickej podobe je samozrejme nutné splniť aj určité legislatívne požiadavky, ktoré stanovuje zákon č. 227/2000 o elektronickom podpise. Aby mal elektronický dokument dostatočnú právnu oporu (a mohol slúžiť napríklad aj ako dôkaz u prípadného súdneho sporu), musí byť zabezpečená jeho nemennosť, právna zodpovednosť a doba vzniku. Preto sa digitálne dokumenty opatrujú elektronickým podpisom alebo kvalifikovanou časovou pečiatkou.
Digitálne spracovanie a uchovávanie dokumentov umožňuje takisto aj detailnú kontrolu ich využitia konkrétnymi zamestnancami. Prístup k dokumentom možno riadiť na základe prepracovaného systému oprávnenia na úrovni pracovných skupín (tímov či oddelení) aj jednotlivých užívateľov. Vždy je zaznamenávaný dátum a čas prístupu zamestnancov ku konkrétnemu dokumentu aj spôsob, akým s ním pracoval (prehliadanie, tlač, odoslanie e-mailom atď.). Rovnako možno sledovať aj vývoj jednotlivých verzií dokumentov a vykonané úpravy.
Ďalšiu úroveň kontroly nad digitálnymi dokumentmi predstavujú bezpečnostné systémy, ktoré chránia citlivé dokumenty pred odoslaním mimo podnikovej siete, vytlačením alebo uložením na externé médium (USB flash disky a pod.). Digitalizácia dokumentov je pritom jedným zo základných predpokladov ich zabezpečenia pred zneužitím, neoprávneným pozmenením či odcudzením. Pri správne nastavených pravidlách pre pravidelné zálohovanie dokumentov je digitalizácia takisto najlepším prostriedkom ochrany pred stratou dôležitých dokumentov.
Digitalizácia dokumentov sa stáva štandardom, ale firmy ktoré chcú získať a udržať si konkurenčnú výhodu idú dnes ešte o krok ďalej. Aktuálnou požiadavkou je sprístupnenie archívu dokumentov nielen z prostredia firemnej siete, ale aj z akéhokoľvek zariadenia pripojeného k internetu. Okamžitý, mobilný prístup ku všetkým potrebným podkladom ocenia nielen manažéri a obchodníci na cestách, ale rovnako aj ďalší zamestnanci, pracujúci z rôznych dôvodov aspoň občas z domova či iného miesta.
Obeh dokumentov vo firme sa tým výrazne zrýchľuje, pretože je možné, v podstate odkiaľkoľvek, schvaľovať pracovné cesty, faktúry či zmluvy alebo dopĺňať prílohy k aktuálne spracovávaným dokumentom. Sprístupnenie dokumentov mimo firemnú sieť so sebou samozrejme nesie aj isté riziká, spojené so zariadeniami, v ktorých ich budú zamestnanci používať. Počas prenosu po internete síce možno dokumenty ochrániť šifrovaním, ale hlavný bezpečnostný problém predstavuje strata či odcudzenie mobilného zariadenia (notebooku, tabletu alebo smartphonu), v ktorom zamestnanci dokumenty používajú.
Služby typu Office Cloud sa postarajú o sprístupnenie firemných dokumentov vo všetkých zariadeniach vybavených internetovým prehliadačom a prístupom k internetu bez toho, aby to pre firmu znamenalo riziko straty či odcudzenia dôležitých dát. Sprevádzkovanie služby nevyžaduje zdĺhavú analýzu a implementáciu, všetko je nastavené a sprevádzkované v priebehu niekoľkých dní. Nie je potrebné ani časovo náročné školenie používateľov – práca s dokumentmi v mobilných zariadeniach je veľmi intuitívna, takže postačí len krátke zaškolenie.
„Pokiaľ by sa firma rozhodla pre implementáciu tradičného systému na digitalizáciu, správu a sprístupnenie dokumentov, možno podľa dlhodobých skúseností očakávať návratnosť takéhoto riešenia v rozmedzí 24 až 36 mesiacov. Investície do cloudovej služby, u ktorej odpadajú nielen implementačné, ale aj prevádzkové náklady, sú oproti tomu v rovnakom období zhruba polovičné,“ dodáva Radek Mrkous.
